¿Cómo funciona el registro de entrada y salida de personal de una empresa?
Las empresas pueden elegir entre diferentes herramientas y tecnologías para registrar el tiempo de trabajo de sus empleados.
La Reforma Laboral de 2019 en México, promulgada el 1 de mayo de ese año, trajo consigo cambios importantes en la Ley Federal del Trabajo (LFT), con el objetivo de modernizar el marco jurídico en materia laboral y garantizar los derechos de los trabajadores. Una de las disposiciones clave fue la obligatoriedad del registro de entrada y salida del personal, como una medida de transparencia y control.
Obligaciones patronales
El artículo 804 de la LFT establece que los patrones deben llevar un registro detallado de las horas de entrada y salida de sus trabajadores, incluyendo el tiempo destinado a las horas extras. Este requisito no sólo busca garantizar un control horario, sino también garantizar una retribución justa por el tiempo trabajado, respetando los límites establecidos para la jornada laboral ordinaria y extraordinaria. Estos registros deben estar disponibles para su inspección por parte de las autoridades laborales en caso de auditorías o conflictos.
No se especifica un formato obligatorio para este registro, lo que permite a las empresas adoptar métodos manuales o digitales, siempre que sean confiables y accesibles.
¿Por qué es importante llevar un registro de la jornada laboral?
El principal objetivo de esta medida es proteger los derechos laborales y evitar conflictos entre las empresas y los trabajadores y posibles disputas relacionadas con el cálculo de las horas trabajadas.
Funcionamiento del registro de entrada y salida paso a paso
Las empresas pueden elegir entre diferentes herramientas y tecnologías para registrar el tiempo de trabajo de sus empleados. Están los métodos tradicionales como libros de registro o tarjetas de fichaje, hasta soluciones avanzadas basadas en sistemas biométricos que utilizan lectores de huellas digitales, reconocimiento facial o escaneo del iris.
Las empresas de seguridad, fábricas u oficinas corporativas acostumbran a usar códigos de acceso y tarjetas electrónicas ya que en estos sectores el control del tiempo y la automatización son esenciales.
Además, en los últimos años se ha extendido el uso de herramientas digitales que son mucho más versátiles ya que permiten registrar las horas de trabajo en tiempo real desde cualquier Smartphone, Tablet o dispositivo conectado a Internet.
Para que el sistema elegido cumpla con las expectativas de la empresa y la normativa legal, es necesario seguir un proceso estructurado:
1. Análisis de las necesidades: Antes de implementar cualquier sistema es fundamental evaluar los requerimientos específicos de la empresa. Factores como el tamaño de la plantilla, el nivel de seguridad y el presupuesto determinarán si es preferible una solución más sencilla o un sistema robusto y escalable.
2. Personalización: Una vez seleccionada la herramienta adecuada, se debe personalizar según las necesidades de la empresa. Esto incluye definir qué datos serán recopilados (como horarios, ubicaciones o tipos de acceso) y asignar a las personas responsables de gestionar el sistema.
3. Implementación: Para garantizar el éxito es imprescindible capacitar a los empleados en el uso de la herramienta. Elegir un software con una interfaz intuitiva facilitará la transición y minimizará errores.
4. Monitoreo: Es necesario realizar auditorías periódicas para evaluar el rendimiento del sistema y asegurarse de que los datos recopilados son precisos y cumplen con las regulaciones laborales. También se pueden realizar encuestas de satisfacción para recoger opiniones sobre la herramienta y mejorar la experiencia de uso.
5. Integración: Finalmente, el software de registro horario se puede integrar con otras soluciones del departamento de RRHH como sistemas de gestión de nóminas para automatizar el cálculo de las horas trabajadas o un sistema de gestión de vacaciones para simplificar la planificación de los permisos.
Un sistema de registro eficaz no solo permite un seguimiento de la entrada y salida del personal. Si se implementa con éxito mejorará la productividad, automatizando muchas tareas rutinarias del departamento de RRHH. Además, ayuda con el cumplimiento de las normativas legales.
